Een vastgoedbeheerder met een portefeuille van filialen wil van elke site een actueel luchtbeeld, in dezelfde kwaliteit en dezelfde bestandsstructuur. Eén site fotograferen is eenvoudig. Vijftig sites, verspreid over het hele land, is een planningsopdracht met een drone erin.
Dit artikel beschrijft hoe we zo'n opdracht aanpakken, op basis van een recente opdracht met 50 retailsites in Vlaanderen, Brussel en Wallonië.
Stap 1: de lijst wordt een dossier
De opdracht begint met een lijst adressen. Die lijst is zelden foutloos. In de onze stonden 52 rijen voor 50 unieke sites: twee adressen kwamen dubbel voor. Dat is één vlucht met twee opleveringen, geen twee vluchten.
Elke site krijgt een fiche met coördinaten, een code, de toegang, de omgeving en de gewenste beelden. Die fiche volgt de site tot de oplevering.
Stap 2: elke site krijgt een luchtruimstatus
Per site controleren we de geozones. Bij deze opdracht lag ongeveer de helft buiten elke zone. De andere helft verdeelde zich over zes zones: de CTR's van Brussel, Antwerpen, Oostende en Charleroi, de zone rond Kortrijk-Wevelgem en een militaire zone. Eén site lag aan de rand van een havengebied met een eigen aanvraagprocedure.
We noteren ook de randgevallen: een site op 500 meter van een gevangenis, een site net buiten een zonegrens, een site langs een kanaal waar we niet boven het water vliegen. Die randgevallen bepalen mee de volgorde en het tijdstip op de vliegdag.
Stap 3: sites worden vliegdagen
Met de luchtruimstatus en de adressen bouwen we vliegdagen. Drie regels:
- Per regio en per zone groeperen. Sites in dezelfde CTR op dezelfde dag beperken het aantal aanvragen.
- Drukke plaatsen eerst. Winkelstraten en stadskernen vliegen we vroeg op de dag of in het weekend, wanneer er het minst mensen zijn.
- Echte rijtijden, niet de afstand in vogelvlucht. De volgorde per dag optimaliseren we op de werkelijke route. Een vliegdag van twaalf uur heeft een marge nodig voor weer en onvoorziene situaties.
Zo werden 50 sites een handvol vliegdagen, elk met een vertrekuur, een volgorde en een verwacht einduur.
Stap 4: toestemmingen aanvragen, met reservedatums
Voor sites in een CTR vragen we toestemming aan bij skeyes, met een minimale termijn van 8 dagen in VLL1 en 15 dagen in VLL0. Voor de militaire zone, het havengebied en de andere zones volgen we hun eigen procedure. Voor elke site met een lange termijn vragen we meteen een reservedatum mee aan.
Dat bleek nodig. Een deel van de planning moest verschuiven. Omdat de reservetoestemmingen al liepen en elke nieuwe aanvraag tegen de eigen deadline werd afgezet, kon de opdracht verder zonder dat een site een volledige nieuwe termijn moest afwachten.
Stap 5: de vliegdag
Per site volgt de piloot dezelfde routine: aankomst, controle van de omgeving, vlucht, controle van de beelden ter plaatse, vertrek. Waar nodig belt hij 30 minuten vooraf de verkeerstoren en meldt hij opstijgen en landen. In zones met veel mensen werkt hij met een waarnemer.
De beelden worden per site gecontroleerd voordat hij vertrekt. Een site opnieuw bezoeken omdat een beeld onscherp is, kost een halve dag en soms een nieuwe aanvraag.
Stap 6: één oplevering
Elke site wordt geleverd met dezelfde bestandsnamen, dezelfde beeldhoeken en dezelfde kwaliteitscontrole. De opdrachtgever kan de sites naast elkaar leggen zonder te zoeken welk bestand bij welk filiaal hoort. Tijdens de opdracht is per site zichtbaar welke status ze heeft: gepland, aangevraagd, gevlogen of opgeleverd.
Wat dit van u vraagt als opdrachtgever
- Een correcte lijst: adres, coördinaten als u ze hebt, en een contactpersoon per site
- Toestemming van de eigenaar of beheerder van elke site
- Een venster, geen vaste dag: een periode van enkele weken laat toe te plannen rond weer en aanvraagtermijnen
- Eén aanspreekpunt voor vragen tijdens de uitvoering
Grenzen
HOVVR werkt met één piloot. Een portefeuille van vijftig sites plannen we over meerdere vliegdagen. Moeten tientallen sites op dezelfde dag gevlogen worden, of vraagt de opdracht een eigen kwaliteitssysteem van de aanbesteder, dan is een groter bureau een betere keuze. Dat zeggen we vooraf.
Lees ook: Toestemming in een CTR: wat de aanvraagtermijn betekent voor uw planning